1. Situering
In uitvoering van het Decreet van 2 april 2004 betreffende participatie op school en de Vlaamse Onderwijsraad, B.S 6 augustus 2004, de omzendbrief lokale participatieregeling in basis- en secundair onderwijs dd. 16/5/2014 en gelet op het feit dat er vanuit de ouderwerking is geopteerd om een ouderraad op te richten, zie vergadering dd 09-03-2017, wordt in de onderwijsinstelling:
Gemeentelijke Basisschool Relegem
Instellingsnummer 00521
Dorpsstraat 1
1731 Relegem
een decretale ouderraad opgericht.
De maatschappelijke zetel van de ouderraad is gevestigd op het volgende adres:
GBS Relegem - Dorpsstraat 1 - 1731 Relegem
De ouderraad van GBS Relegem, is aangesloten bij de Koepel van Ouderverenigingen van het Officieel
Gesubsidieerd Onderwijs, KOOGO vzw, als de school waaraan hij verbonden is behoort tot
het Onderwijsnet van steden, gemeenten en provincies.
Het huishoudelijk reglement is ter goedkeuring voorgelegd aan het schoolbestuur dd ..-..-2017.
2. Samenstelling
De eerste ouderraad wordt opgericht op vraag van de ouderwerking (zie vergadering dd 09-03-2017). De ouders worden geïnformeerd met een oproepingsbrief en kunnen zich zo kandidaat stellen voor de ouderraad.
De ouderraad bestaat uit ouders van regelmatig ingeschreven leerlingen in de school.
De ouderraad bestaat uit maximum 10 leden. Deze worden steeds via e-mail van de voorzitter uitgenodigd voor de vergaderingen.
De ouderraad wordt om de vier jaar opnieuw samengesteld. Dit gebeurt telkens via een oproepingsbrief naar alle ouders. De voorzitter van de ouderraad nodigt alle kandidaten uit via e-mail en indien nodig volgen er verkiezingen.
De geleding van de ouders in de schoolraad van GBS Relegem bestaat uit maximum twee leden. De ouderraad vaardigt deze leden af als vertegenwoordiging van de geleding ouders van de schoolraad. Deze afgevaardigden in de schoolraad worden verkozen door en binnen de leden van de ouderraad.
De directeur en het schoolteam zullen als waarnemende leden de school vertegenwoordigen op de vergaderingen van de ouderraad. Zij hebben een raadgevende stem. Zij verzorgen de communicatie naar het ganse schoolteam.
Ervaringsdeskundigen en experten kunnen op uitnodiging als waarnemende leden de vergaderingen van de ouderraad bijwonen.
Aan een lidmaatschap komt een einde als:
- de kinderen van de ouder de school verlaten hebben;
- het lid niet opnieuw wordt verkozen;
- het lid ontslag neemt.
(Het lid dient schriftelijk ontslag te nemen gericht aan de voorzitter. Het lid dient minsten nog één vergadering bij te wonen en zijn of haar documenten of eigendommen van de ouderraad of van de school over te dragen;
De voorzitter neemt ontslag door schriftelijk de ouderraad te verwittigen. Hij of zij komt nog minstens 3 vergaderingen na het ontslag of tot op het einde van het schooljaar. Alle documenten en eigendommen van de ouderraad of van de school dienen dan overgedragen te worden)
- het lid in een toestand van onverenigbaarheid* komt.
* Onder “onverenigbaarheid” om zich verkiesbaar te stellen wordt hier verstaan als:
- lid zijn van een schoolraad, schoolbestuur, oudervereniging van een onderwijsinstelling van een ander net;
- lid zijn van een schoolraad, schoolbestuur, oudervereniging van een onderwijsinstelling van een andere school;
- deel uitmaken van het schoolbestuur;
- personeelslid zijn van de school of van het begeleidende CLB van de school
3. Mandaten en bestuur
Alle mandaten zijn voor vier jaar geldig.
Aan een mandaat komt een einde als:
- de kinderen van de ouder de school verlaten hebben;
- het lid niet opnieuw wordt verkozen;
- het lid ontslag neemt.
(Het lid dient schriftelijk ontslag te nemen gericht aan de voorzitter. Het lid dient minsten nog één vergadering bij te wonen en zijn of haar documenten of eigendommen van de ouderraad of van de school over te dragen. De voorzitter neemt ontslag door schriftelijk de ouderraad te verwittigen. Hij of zij komt nog minstens 3 vergaderingen na het ontslag of tot op het einde van het schooljaar. Alle documenten en eigendommen van de ouderraad of van de school dienen dan overgedragen te worden)
- het lid in een toestand van onverenigbaarheid komt (zie artikel 7)
Voorzitter
De voorzitter wordt voor de duur van zijn of haar mandaat verkozen door de leden van de ouderraad.
De verkiezing gebeurt bij gewone meerderheid. Indien 1 lid hierom verzoekt is de stemming geheim.
De voorzitter opent en besluit de vergadering. Hij of zij leidt de besprekingen, staat in voor de goede werking
van de ouderraad en waakt over de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement.
De voorzitter functioneert als draaischijf geholpen door de leden.
Op het einde van de vergadering leest de voorzitter de standpunten van de vergadering voor .Deze worden goedgekeurd door de leden van de vergadering. Eventuele minderheidsstandpunten kunnen hieraan toegevoegd worden.
Alle briefwisseling bestemd voor de ouderraad, wordt aan de voorzitter gericht.
De voorzitter zorgt voor de open communicatie naar de school, ouders, voogden via verslag dat te vinden is op het secretariaat en op de website van de school onder de rubriek ‘ouderraad’.
De voorzitter van de ouderraad deelt de standpunten van de vergadering mee aan de directeur en aan de voorzitter van de schoolraad. In voorkomend geval worden ook de minderheidsstandpunten aan de voorzitter van de schoolraad meegedeeld.
Secretaris
De secretaris wordt voor de duur van zijn of haar mandaat verkozen door de leden van de ouderraad. De verkiezing gebeurt bij gewone meerderheid. Indien 1 lid hierom verzoekt is de stemming geheim.
Bij belet van de secretaris wordt een plaatsvervangende verslaggever aangeduid.
De secretaris zorgt voor de open communicatie naar de school, ouders, voogden via verslag dat te vinden is op het secretariaat en op de website van de school onder de rubriek ‘ouderraad’.
De secretaris bezorgt al de leden de notulen van de vergadering met een afzonderlijke lijst van de actiepunten voor de leden.
Leden (maximum 8)
Als leden van de ouderraad hebben zij een belangrijke rol, zijn mee verantwoordelijk voor de positieve ingesteldheid van de raad.
De leden zijn communicatief gericht op de vergaderingen.
De leden willen constructief meewerken en meehelpen in de organisatie van de activiteiten, binnen hun mogelijkheden en tijdsbeschikking.
Afgevaardigden schoolraad
De ouderraad vaardigt twee leden af van de geleding ouders in de schoolraad. Na iedere vergadering van de schoolraad brengen de afgevaardigden verslag uit aan de leden van de ouderraad
Uitzetting van een lid
Wanneer een lid in strijd met het huishoudelijk reglement handelt of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt, wordt de volgende procedure gevolgd:
- de betrokkene wordt over de feiten schriftelijk in kennis gesteld, met opgave van reden;
- de betrokkene wordt over de feiten gehoord op een vergadering die genoteerd wordt,
- de ouderraad kan bij zijn standpunt tot uitzetting blijven mits ¾ meerderheid van de leden akkoord gaat;
- dit verslag met aanvraag tot wijziging van de ouderraad wordt dan voorgelegd aan de gemeenteraad, die de aangevraagde uitzetting kan bekrachtigen. Tijdens deze procedure is de betrokkene geschorst.
Om nieuwe leden aan te duiden voor de mandaten die bij het begin van elk schooljaar zijn opengevallen omwille van het einde van een mandaat, worden nieuwe oproepen gelanceerd.
4. Bevoegdheden van de ouderraad
In tegenstelling tot een ouderwerking heeft de ouderraad decretaal vastgelegde bevoegdheden. Volgens het participatiedecreet heeft de ouderraad een ondersteunende rol ten aanzien van de schoolraad.
De ouderraad kan zowel op vraag van de schoolraad als op eigen initiatief advies uitbrengen aan de schoolraad. De ouderraad kan zich uitspreken over alle aangelegenheden waarover de schoolraad adviesbevoegdheid heeft.
De schoolraad overlegt over deze thema’s met het schoolbestuur en/of de directeur. De ouderraad bereidt het standpunt van de ouders voor.
De ouderraad kan uit eigen beweging een advies uitbrengen over ontwerpen die betrekking hebben op materie die de ouders aanbelangt. Elk desbetreffend advies van de ouderraad wordt ter informatie bezorgd aan de overige voormelde raden en de schoolraad.
De ouderraad kan activiteiten inrichten ten behoeve van de ondersteuning en werking van de school. Deze activiteiten dienen te passen binnen de normale werking en het pedagogische project van de school. Ze kunnen ingericht worden na positief advies van de directie en desgevallend het schoolbestuur (inrichtende macht).
Individuele gevallen worden door de ouderraad niet behandeld, dit geldt zowel wat betreft de leerlingen, ouders, voogden, leerkrachten. Op dit vlak heeft het schoolbestuur (inrichtende macht) en de directie een veto.
Leden van de ouderraad verbinden zich ertoe om geen informatie of besluitvorming gemaakt tijdens de vergadering door te geven aan derden alvorens die in het verslag vrijgegeven zijn.
De ouderraad heeft een informatieplicht om te communiceren naar alle ouders van de school over hun werking, hun activiteiten, standpunten en over de wijze waarop zij hun bevoegdheden uitoefenen. Dit staat in het Decreet betreffende participatie op school en de Vlaamse Onderwijsraad. Dit gebeurt onder de rubriek ‘ouderraad’ op de website van de school.
De ouderraad heeft als doel:
- het bevorderen en onderhouden van een goed contact en een goede samenwerking tussen enerzijds de school en anderzijds de ouders en voogden;
- de belangen van alle leerlingen, hun ouders en voogden mede te behartigen;
- vertegenwoordigen van de school bij officiële en niet officiële gebeurtenissen, medewerking verlenen bij de organisatie en uitvoering van niet-lesgebonden activiteiten, steun te verlenen aan initiatieven die de school ten goede komen;
- zoeken naar mogelijkheden om ons gemeentelijk onderwijs vooruit te helpen binnen de gemeente.
5. Vergaderingen
Bijeenroeping
De voorzitter bepaalt in overleg aan het begin van het schooljaar de tijd en de plaats van de vergaderingen daarbij rekening houdend met activiteiten die gedurende het schooljaar plaatsvinden.
De secretaris van de ouderraad bezorgt de data van deze vergadermomenten aan het schoolbestuur, de directie en aan de voorzitter van de schoolraad.
De ouderraad vergadert:
- op uitnodiging van de voorzitter;
- wanneer de voorzitter een vraag tot advies van de schoolraad of van de directie krijgt;
- wanneer minstens 3 leden van de ouderraad om een vergadering verzoekt, dient de voorzitter de ouderraad bijeen te roepen uiterlijk 15 kalenderdagen na ontvangst van het verzoek rekening houdend met eventuele verlofperiodes.
- minimaal 3 keer per schooljaar.
Van de leden wordt verwacht dat zij de vergaderingen bijwonen. Bij verhindering wordt de voorzitter of de secretaris op de hoogte gebracht.
De secretaris verstuurt de uitnodiging na akkoord van de voorzitter. Ze bevat agenda, datum, plaats, uur van de vergadering, en zo mogelijk bijhorende documenten (zoals het verslag van de vorige vergadering) en nota’s. Bij het vaststellen van datum en uur wordt rekening gehouden met de mogelijkheden van de leden.
De uitnodiging wordt minstens één week voor de vergadering verstuurd.
De ouderraad kan vragen dat de directie aanwezig is op de vergadering.De directie moet uiterlijk 1 week voor de vergadering van deze vraag op de hoogte gebracht worden. De directie kan schriftelijk en gemotiveerd weigeren op de vraag in te gaan.
De ouderraad kan vragen dat één of meer personeelsleden aanwezig zijn tijdens de vergadering.De personeelsleden moeten uiterlijk 10 kalenderdagen voor de vergadering van deze vraag op de hoogte gebracht worden. De personeelsleden kunnen schriftelijk en gemotiveerd weigeren op de vraag in te gaan.
De ouderraad kan externen uitnodigen.
Agenda
De voorzitter stelt de agenda op. Op vraag van een lid wordt elk onderwerp dat binnen de bevoegdheid van de ouderraad valt, op de eerstvolgende vergadering geplaatst.
Verloop
Bij aanvang van de vergadering stelt de voorzitter de volgorde van de besprekingen voor, rekening houden met de op de agenda ingeschreven punten.
De secretaris maakt een verslag op van elke vergadering. Het verslag wordt de volgende vergadering goedgekeurd.
Op de agenda kan ter zitting geen punt worden toegevoegd tenzij alle leden daarmee akkoord gaan. Agendapunten dienen immers van tevoren worden ingediend bij de voorzitter.
6. Besluitvorming
In principe streven de leden van de ouderraad bij het verstrekken van adviezen of het bepalen van standpunten een consensus na. In uitzonderlijke gevallen kan de ouderraad tot een stemming overgaan. In dat geval beschikt elk lid over een stem. De stemming gebeurt bij handopsteking, behoudens wanneer een lid om een geheime stemming verzoekt. De beslissing wordt genomen bij gewone meerderheid. Onthoudingen worden niet meegeteld. Bij staking van de stemmen is de stem van de voorzitter of zijn plaatsvervanger doorslaggevend. Een lid van de ouderraad kan een volmacht geven om te stemmen indien hij of zij niet aanwezig kan zijn op een vergadering.
Persoonsgebonden materie (met betrekking tot ouders, leerlingen, leerkrachten, school, relaties) mag geen invloed hebben op de beslissingen.
7. Verslaggeving en communicatie
De secretaris stelt de verslagen op en bezorgt deze aan de voorzitter. Deze staat in voor de verspreiding naar de leden, naar de ouders en naar het schoolteam.
Alle briefwisseling die van de ouderraad uitgaat, wordt ondertekend door de voorzitter en/of door de secretaris.
De verslagen van de ouderraad zijn ter inzage voor de ouders op het secretariaat van de school en worden ook op de schoolwebsite geplaatst onder de rubriek van de ouderraad.
De ouders kunnen informatie verkrijgen bij en opmerkingen geven aan de leden van de ouderraad.
In gepubliceerde verslagen van de ouderraad zullen geen namen van leerlingen en volwassenen genoemd worden, enkel indien dit nodig is voor de werking.
8. Vakantieperiodes
De ouderraad houdt zich aan de vakantieperiodes van de school waaraan hij verbonden is.
9. Wijziging van de statuten en het huishoudelijk reglement
Dit huishoudelijk reglement treedt onmiddellijk in na goedkeuring door de gemeenteraad in werking.
Dit huishoudelijk reglement geldt voor een onbepaalde duur. Het kan gewijzigd worden op voorstel van ten minste de helft + 1 van de leden van de ouderraad of op voorstel door het schoolbestuur.
Een voorstel van wijziging van dit reglement moet schriftelijk gebeuren.
Elke wijziging van de statuten, het huishoudelijk reglement en de samenstelling van de ouderraad wordt aan de gemeenteraad voorgelegd